Back Pay adalah Gaji yang Tertunggak? Ini Panduan dan Cara Menghitungnya

Back pay, atau gaji yang tertunggak, sering menjadi topik penting dalam dunia kerja. 

Ketika seorang karyawan tidak menerima pembayaran yang seharusnya pada waktu yang telah ditentukan, perusahaan mungkin harus memberikan back pay sebagai bentuk kompensasi. 

Artikel ini akan menguraikan secara mendetail apa itu back pay, alasan penggunaannya, cara kerjanya, serta bagaimana menangani dan menanggapinya, baik dari perspektif perusahaan maupun karyawan.

Apa itu Back Pay?

Menurut Investopedia, back pay adalah kompensasi yang diberikan kepada karyawan karena pembayaran yang seharusnya diterima pada periode sebelumnya tertunda. 

Gaji ini bisa mencakup upah pokok, bonus, atau tunjangan lain yang belum dibayarkan pada saat yang seharusnya.

Back pay sering terjadi ketika ada kesalahan dalam perhitungan gaji, kesalahan administratif, atau perubahan dalam kontrak kerja yang mempengaruhi upah karyawan.

Misalnya, jika seorang karyawan dipromosikan dan perusahaan belum memperbarui gajinya sesuai dengan posisi barunya, maka back pay mungkin diperlukan sebagai kompensasi selisih gaji yang belum diterima sejak tanggal promosi.

Alasan Perusahaan Menggunakan Back Pay

Terdapat beberapa alasan mengapa perusahaan mungkin perlu memberikan back pay kepada karyawan:

1. Kesalahan dalam Perhitungan Gaji: Kadang-kadang, kesalahan dalam proses penggajian bisa terjadi. Ini termasuk kesalahan pada jam kerja yang tercatat, jumlah potongan pajak, atau salah perhitungan tunjangan.
2. Keterlambatan Pembayaran: Terkadang, perusahaan mungkin menghadapi keterlambatan dalam pembayaran karena masalah keuangan atau administrasi. Ketika hal ini terjadi, perusahaan harus menutupi gaji tertunggak tersebut.
3. Kesalahan Kontrak atau Promosi: Jika seorang karyawan dipromosikan atau ada perubahan kontrak tetapi perubahan gaji tidak diterapkan pada waktu yang benar, maka back pay akan diperlukan untuk memperbaiki kesalahan tersebut.
4. Sengketa Hukum: Dalam beberapa kasus, perusahaan harus membayar back pay akibat keputusan hukum, seperti dalam kasus diskriminasi upah, pelecehan, atau pemecatan yang tidak sah.
5. Perubahan dalam Peraturan Upah: Kadang-kadang, perubahan dalam undang-undang upah minimum atau peraturan tenaga kerja lain dapat menyebabkan back pay jika perusahaan belum mematuhi peraturan baru tersebut tepat waktu.’

Baca Juga: Program Pensiun Tambahan Memicu Kekhawatiran di Kalangan Pekerja

Cara Kerja Back Pay

Back pay biasanya dihitung berdasarkan perbedaan antara jumlah yang seharusnya diterima oleh karyawan dengan jumlah yang telah dibayarkan. Cara kerjanya adalah sebagai berikut:

• Identifikasi Periode Tunggakan: Langkah pertama adalah menentukan periode di mana karyawan seharusnya menerima gaji atau tunjangan tambahan tetapi belum dibayarkan.
• Hitung Jumlah yang Belum Dibayarkan: Perusahaan harus menghitung berapa banyak uang yang belum dibayarkan kepada karyawan selama periode tersebut. Misalnya, jika seorang karyawan seharusnya menerima tambahan Rp1.000.000 setiap bulan selama 3 bulan, back pay yang diperlukan adalah Rp3.000.000.
• Bayar Sesuai Periode: Back pay dapat dibayarkan sekaligus atau melalui cicilan, tergantung pada kesepakatan antara perusahaan dan karyawan. Dalam beberapa kasus, back pay juga termasuk bunga atau denda jika disyaratkan oleh hukum.

Cara Menangani Back Pay untuk Perusahaan

Menangani back pay memerlukan langkah-langkah tertentu untuk memastikan bahwa perusahaan tetap patuh pada hukum dan memperlakukan karyawan dengan adil:

1. Kaji dan Perbaiki Kesalahan: Perusahaan harus segera melakukan audit untuk mengetahui penyebab kesalahan dalam penggajian. Setelah masalah teridentifikasi, penting untuk memperbaikinya untuk menghindari kesalahan yang sama di masa depan.
2. Hitung Kewajiban Back Pay: Setelah mengetahui jumlah back pay yang diperlukan, perusahaan harus menghitung dengan teliti berapa banyak yang harus dibayarkan kepada karyawan, termasuk kemungkinan bunga atau denda.
3. Dokumentasikan Pembayaran: Penting untuk menyimpan catatan rinci tentang jumlah back pay yang dibayarkan, tanggal pembayaran, serta persetujuan dari karyawan untuk menjaga transparansi.
4. Buat Rencana Pembayaran: Jika perusahaan tidak mampu membayar sekaligus, pertimbangkan untuk membuat rencana cicilan dengan persetujuan karyawan. Pastikan rencana ini ditulis dan disetujui oleh kedua belah pihak.
5. Periksa Kesesuaian Hukum: Perusahaan perlu memastikan bahwa semua pembayaran back pay sesuai dengan undang-undang tenaga kerja yang berlaku di wilayah tersebut. Ini akan melindungi perusahaan dari potensi litigasi di masa depan.

Cara Menanggapi Back Pay untuk Karyawan

Jika Anda adalah seorang karyawan yang merasa berhak mendapatkan back pay, berikut adalah beberapa langkah yang bisa diambil:

1. Periksa Penggajian Anda: Tinjau slip gaji dan kontrak kerja untuk memastikan bahwa Anda menerima jumlah yang seharusnya. Jika menemukan perbedaan, catat periode dan jumlahnya.
2. Laporkan ke Bagian HR: Hubungi bagian SDM atau HR perusahaan Anda dan sampaikan keluhan dengan bukti. Jelaskan bahwa Anda merasa ada ketidaksesuaian dalam penggajian Anda.
3. Diskusikan Solusi: Jika perusahaan setuju ada kesalahan, diskusikan solusi terbaik bersama HR. Anda bisa meminta pembayaran back pay secara sekaligus atau dicicil.
4. Pertimbangkan Bantuan Hukum: Jika Anda merasa perusahaan tidak merespons dengan baik atau Anda memerlukan bantuan tambahan, pertimbangkan untuk berkonsultasi dengan pengacara ketenagakerjaan.
5. Pantau Pembayaran Back Pay: Setelah kesepakatan tercapai, pastikan bahwa pembayaran back pay dilakukan sesuai rencana yang telah disepakati.
6. Evaluasi Keuangan: Dalam situasi keuangan yang tidak menentu, keterlambatan pembayaran gaji dapat menambah beban pikiran. Oleh karena itu, penting bagi karyawan untuk selalu memantau kondisi keuangan. Jika terjadi kekurangan dana sementara menunggu pembayaran back pay, karyawan dapat memanfaatkan solusi seperti Earned Wage Access (EWA). 

Didukung oleh Setlary, EWA dapat meringankan beban keuangan Anda dengan memberikan akses ke sebagian gaji yang sudah Anda peroleh sebelum tanggal gajian. Meskipun bukan pengganti back pay, EWA dapat membantu memenuhi kebutuhan mendesak dan mengurangi tekanan finansial sementara menunggu proses resolusi back pay selesai.

Cara Menghitung Back Pay

Menghitung back pay melibatkan langkah-langkah yang tepat dan memperhatikan berbagai komponen gaji. Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk menghitungnya:

1. Tentukan Periode Waktu Back Pay

Pertama, tentukan periode di mana gaji tertunggak terjadi. Periode ini biasanya berdasarkan waktu saat kesalahan pembayaran terjadi atau mulai diberlakukan. Misalnya, jika seorang karyawan seharusnya menerima kenaikan gaji mulai Januari 2024 tetapi baru diterapkan pada Maret 2024, maka periode back pay adalah Januari hingga Februari 2024.

2. Hitung Perbedaan Gaji Per Bulan

Selanjutnya, hitung selisih antara gaji yang seharusnya diterima dan gaji yang telah dibayarkan selama periode tersebut. Berikut cara menghitungnya:

Formula Dasar:
Back Pay Bulanan = Gaji yang Seharusnya Dibayar – Gaji yang Sudah Dibayarkan

Misalnya, jika karyawan seharusnya menerima Rp10.000.000 per bulan, tetapi hanya menerima Rp9.000.000 per bulan, maka perbedaan gaji per bulan adalah:

Rp10.000.000 – Rp9.000.000 = Rp1.000.000

3. Hitung Total Back Pay

Setelah mengetahui perbedaan gaji per bulan, kalikan dengan jumlah bulan di mana gaji tertunggak terjadi. Misalnya, jika selisih gaji Rp1.000.000 terjadi selama dua bulan, maka perhitungan total back pay adalah:

Total Back Pay = Selisih Gaji Bulanan x Jumlah Bulan Tertunggak

Total Back Pay = Rp1.000.000 x 2 = Rp2.000.000

4. Tambahkan Komponen Gaji Lain (Jika Ada)

Jika back pay melibatkan elemen tambahan seperti lembur, bonus, atau tunjangan yang tidak dibayarkan, maka komponen ini juga perlu dihitung dan ditambahkan. Misalnya, jika ada bonus sebesar Rp500.000 yang tidak dibayarkan dalam periode tersebut, maka tambahkan jumlah ini ke total back pay:

Total Back Pay = (Selisih Gaji Bulanan x Jumlah Bulan) + Komponen Tambahan

Total Back Pay = (Rp1.000.000 x 2) + Rp500.000

Total Back Pay = Rp2.000.000 + Rp500.000 = Rp2.500.000

Contoh Back Pay

Untuk lebih memahami konsep back pay, mari lihat contoh berikut:

Seorang karyawan menerima gaji bulanan sebesar Rp10.000.000. Pada bulan Januari, ia mendapatkan promosi yang seharusnya menaikkan gajinya menjadi Rp12.000.000. 

Namun, kesalahan administrasi menyebabkan perusahaan hanya membayarnya Rp10.000.000 setiap bulan selama tiga bulan berikutnya. 

Dalam hal ini, perusahaan perlu membayar back pay sebesar Rp6.000.000 (selisih Rp2.000.000 x 3 bulan).

Contoh lain adalah ketika seorang karyawan bekerja lembur tetapi jam lembur tersebut tidak dicatat. Jika seharusnya ia menerima Rp200.000 per jam lembur dan bekerja 10 jam lembur yang tidak tercatat, back pay yang harus dibayarkan adalah Rp2.000.000.

Perbedaan Back Pay dan Retro Pay

Meskipun sering disalahartikan, back pay dan retro pay memiliki perbedaan:

• Back Pay: Ini adalah pembayaran yang tertunda karena gaji yang belum diterima untuk pekerjaan yang telah dilakukan. Biasanya terjadi akibat kesalahan atau keterlambatan dalam pembayaran.
• Retro Pay: Ini adalah penyesuaian upah untuk pembayaran yang sudah dilakukan tetapi perlu disesuaikan, misalnya karena kenaikan gaji yang berlaku surut. Misalnya, jika karyawan mendapatkan kenaikan gaji yang berlaku mulai bulan sebelumnya, maka retro pay akan menyesuaikan jumlah yang telah diterima dengan jumlah yang seharusnya diterima berdasarkan kenaikan tersebut.

Kesimpulannya, back pay adalah pembayaran yang tertunda, sedangkan retro pay adalah penyesuaian pembayaran yang telah dilakukan. 

Mengetahui perbedaan ini penting bagi perusahaan dan karyawan untuk memahami hak dan kewajiban masing-masing dalam hal penggajian.

Dengan pemahaman yang lebih baik tentang back pay, perusahaan dapat menghindari potensi masalah hukum dan menjaga kepuasan karyawan. 

Begitu pula, karyawan dapat memastikan mereka menerima kompensasi yang layak atas pekerjaan yang telah mereka lakukan.