Apakah Anda tahu Reimbursement itu adalah hak setiap karyawan.
Sayangnya, banyak yang tidak menyadari hal ini, sehingga mereka terpaksa menanggung biaya operasional kantor sendiri, seperti:
- Biaya makan saat meeting.
- Transportasi kerja jadi beban sendiri
- Pengeluaran operasional kantor menguras dompet pribadi
Padahal, semua ini bisa diklaim kembali. Jangan sampai uang pribadi Anda terpakai untuk urusan kantor.
Pahami hak Anda, lindungi keuangan Anda.
Apa Itu Reimbursement?
Reimbursement adalah proses pengembalian biaya yang dikeluarkan oleh karyawan untuk kepentingan pekerjaan.
Tujuan dari sistem reimbursement adalah untuk menghindari beban finansial bagi karyawan, meningkatkan kepuasan kerja, dan meminimalisir potensi masalah keuangan pribadi yang bisa mengganggu kinerja mereka.
Sebagai hasilnya, perusahaan juga akan memperoleh manfaat berupa produktivitas yang lebih tinggi, karena karyawan merasa dihargai dan diberdayakan dalam melaksanakan tugas mereka.
Baca Juga: Memahami Fungsi Payroll dan Contoh Perhitungannya di Perusahaan
Mengapa Reimbursement Penting bagi Karyawan dan Perusahaan?
Penting untuk menciptakan loyalitas karyawan yang salah satunya bisa terwujud melalui sistem reimbursement. Saat karyawan merasa didukung secara finansial, otomatis mereka akan bekerja lebih optimal.
Namun, karena tidak semua biaya operasional dapat diganti secara langsung melalui reimbursement, ada baiknya untuk memperlengkapi karyawan dengan Earned Wage Access (EWA) dari Setlary. Solusi modern yang relevan dan fleksibel di tengah tuntutan kerja maupun kompleksitas finansial.
Jenis-Jenis Reimburse
Reimburse terbagi menjadi beberapa jenis, tergantung pada kebijakan perusahaan dan kebutuhan karyawan, di antaranya:
- Reimbursement Kesehatan
Penggantian biaya perawatan kesehatan, seperti konsultasi dokter, pembelian obat, hingga terapi medis. - Reimbursement Perjalanan
Mengganti pengeluaran perjalanan dinas, termasuk tiket transportasi, penginapan, dan makanan selama tugas luar kota atau negeri. - Reimbursement Pelatihan
Menutup biaya pelatihan, seminar, atau program pendidikan yang mendukung pengembangan keterampilan karyawan. - Reimbursement Transportasi
Mengganti biaya transportasi kerja, seperti bahan bakar, parkir, atau perbaikan kendaraan yang digunakan untuk kepentingan perusahaan. - Reimbursement Komunikasi
Penggantian biaya pulsa, paket data, atau layanan telekomunikasi lainnya, terutama untuk karyawan dengan kebutuhan komunikasi tinggi. - Reimbursement Entertain
Menutupi biaya saat menjamu klien atau mitra bisnis, seperti makan, minum, atau tempat pertemuan. - Reimbursement Gratifikasi
Mengganti biaya bingkisan atau hadiah yang diberikan kepada pihak eksternal atas nama perusahaan.
Cara Melakukan Reimburse
Proses reimbursement bisa berbeda di setiap perusahaan, namun umumnya meliputi langkah-langkah berikut:
- Mengumpulkan Bukti Pengeluaran: Karyawan perlu menyimpan semua bukti transaksi, seperti struk atau faktur.
- Mengisi Formulir Reimbursement: Formulir ini biasanya mencantumkan rincian biaya, tanggal, dan deskripsi pengeluaran.
- Menyerahkan Dokumen: Setelah formulir terisi lengkap, karyawan menyerahkannya ke bagian keuangan atau HR untuk diproses.
Penting bagi karyawan untuk mengikuti prosedur yang telah ditetapkan agar reimbursement dapat disetujui dan diproses dengan cepat.
Baca Juga: Template Form Pengajuan Kasbon Karyawan
Contoh Formulir Reimburse
Formulir reimbursement biasanya dirancang untuk mempermudah proses pengajuan. Berikut adalah beberapa contoh form yang umum digunakan:
Form Reimburse Karyawan
Form Reimburse Excel
Kekurangan Sistem Reimburse
Sistem reimbursement memang membantu karyawan dalam berbagai kebutuhan finansial, namun ada beberapa kekurangan, di antaranya:
- Proses yang Memakan Waktu: Pengumpulan bukti pengeluaran dan pengisian formulir bisa memakan waktu.
- Potensi Penolakan: Tidak semua pengajuan reimbursement disetujui, terutama jika tidak sesuai dengan kebijakan perusahaan.
- Beban Administratif: Memproses banyak pengajuan reimbursement bisa menjadi beban bagi tim keuangan.
Mengelola sistem reimbursement yang efisien sangat penting bagi perusahaan untuk mengurangi beban administrasi dan memastikan karyawan dapat fokus pada pekerjaan mereka.
